Что такое управление бизнес-процессами
Системы управления бизнес-процессам пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.
Система управления бизнес-процессами основана на простой идее: идет построение модели бизнес-процессов вашей компании с помощью наглядных диаграмм, загружаете эти описания в компьютерную систему, и программа позволяет отследить исполнение процессов в реальной практике работы предприятия. Несомненным преимуществом подхода является то, что вы гарантированно получаете систему, на 100% удовлетворяющую ВАШИМ нуждам и способную изменяться с ростом потребностей бизнеса.
Любая BPM-система (ELMA полностью соответствует данной концепции) содержит ряд стандартных компонентов, которые соответствуют стадиям жизненного цикла (Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act):
- Проектирование
- Исполнение
- Контроль и Мониторинг
- Улучшение процессов
Проектирование
Проектирование – это построение модели бизнес процессов. Для этого предусмотрена программа Дизайнер, где моделируются бизнес процессы. Результат в простой и наглядной форме. Используется новейший мировой стандарт для их описания – язык BPMN.
Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм, привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.
Моделирование бизнес процессов предполагает определение участников процесса, набора их действий и назначение исполнителей. Кроме того, нужно указать, какие информационные поля (атрибуты) обязательны к заполнению при выполнении каждой операции.
Исполнение
Модель бизнес-процесса загружается на сервер ELMA, после чего он становится доступным для исполнения. Ключевой элемент системы - это список задач, которые должен выполнить сотрудник.
Сервер автоматически формирует этот список для каждого работника в соответствии с моделями процессов, где он задействован.
Пример:
В тот момент, когда процесс дойдет до шага "Согласовать заявку", сформируется задание для Директора на согласование заявки.
Щелкнув на задании, Директор получает всю необходимую информацию для принятия решения и выполнения поставленной задачи.
Набор доступных действий не ограничивается только операциями, требующими ручного ввода информации. В системе ELMA предусмотрены различные операции, например: Сценарий, Оповещение, Генерация электронного документа, Создание документа в 1С. Кроме того, система позволяет создавать собственные операции, что расширяет возможность моделирования процессов, наиболее точно отражающие специфику бизнеса.
Благодаря такой функции сотрудники не должны задумываться или догадываться, какие задания они должны выполнять - сотрудник явно видит перечень назначенных ему заданий.
Контроль и мониторинг
Программа ELMA контролирует бизнес процессы двумя способами:
1. Оперативный контроль процесса
- Любой сотрудник может отследить стадию процесса с помощью наглядной схемы. Текущие шаги процесса показаны на рисунке зеленым цветом.
- Менеджер оперативно получает информацию о возможных проблемах в ходе процесса.
Пример:
Моделирование бизнес-процесса позволяет определить, что с момента получения задания «Согласование договора» до его выполнения должно пройти не более 2-ух дней. В случае, если исполнитель не уложился в срок, ELMA оповещает руководство об этом.
2. Контроль ключевых показателей
Дизайнер ELMA позволяет задать метрики и ключевые показатели (KPI) бизнес-процессов.
В ходе работы накапливается статистическая информация, которая позволяет контролировать процесс в целом, используя семафорчики и механизм карт Шухарта.
Оптимизация процессов
Одной из ключевых особенностей управления бизнес-процессами в BPM-системе является возможность быстро внести коррективы в структуру процесса и мгновенно проверить эффективность таких изменений на практике.
Пример:
Допустим, руководитель решил что операцию «Составление сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). ELMA позволяет изменить (перерисовать) процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно.
После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, вы можете оценить эффективность внесенных корректив благодаря статистической информации, которую собирает программа, на основе значений метрик и показателей KPI.
