Внедрение архива документов в компании
Электронный архив это динамическая информационная система с функциями хранения, исполнения, ведения документов. Реализуется через соответствующую программу. Файловое хранилище (внутренний сервер компании) – это первая стадия электронного архива, в нем имеется дерево папок (будущие номенклатуры дел), но поиск сжат, а дополнительная защита (от вирусов) отсутствует, либо чрезмерно дорогая для средней компании.
Для ряда документов, таких как регламенты, стандарты, договора, приказы, входящая и исходящая корреспонденция создание электронного архива представляется гораздо более удобным и эффективным:
- Программа ELMA формирует электронный архив с поиском: по названиям и расширенный по атрибутам. В результате пользователь увидит все документы удовлетворяющие заданным условиям, с учетом прав доступа. Поиск можно использовать из любой папки; возможно создание фильтров. В случае грамотной (эргономичной) структуры иерархии номенклатур и дел архива функция поиска будет менее востребована.
- Созданный архив хранит вечно имеющиеся файлы. Настройки позволяют делать регулярные копии (бэкап). Записывается история работы с версиями (в журнале аудита). Помимо текстовых версий элемент электронного архива может содержать изображения оригиналов в виде ссылки, версии (чтобы не нагружать архитектуру) или связи с отдельным документом.
Зачастую процесс создания электронного архива документов включает функции поточного сканирования; нанесение штрих-кода на каждый бумажный экземпляр (копию или оригинал). Возможно хранить версии распознанных документов и их образы.
В оперативной работе доступен ряд действий, фиксируемых в истории:
- отправить на согласование – используется для утверждения между сотрудниками;
- на ознакомление – используется в случае необходимости проконтролировать прочтение;
- рассылка – ознакомление, без отслеживания его прочтения;
- вложение в задачу - для поручений связанных с данным документом;
- отправить по маршруту, (моделируются в дизайнере docflow).
