Приказы и распоряжения
С помощью модуля управления электронными документами можно организовать работу с приказами и распоряжениями.
В отличие от принятой практики использования электронной почты при рассылке приказов программа ELMA позволяет унифицировать все этапы работы с управленческими документами и гарантирует их прочтение и доставку.
Рассмотрим пример:
- Технический директор готовит приказ о введении нового стандарта на производстве
- Согласует с финансовым директором
- Генеральный директор подписывает его
- Секретарь регистрирует и рассылает на ознакомление сотрудникам
- Сотрудники, получившие приказ, должны поставить отметку о получении
Программа ELMA данный пример реализуется следующим образом:
Шаг 1: Формирование
Технический директор создает приказ о введении нового стандарта на производстве. При создании документа пользователь указывает тип, заполняет необходимые атрибуты, папку хранения и прикрепляет файл приказа.
После создания необходимо отправить на согласование с финансовым директором. Для этого выбирают согласующее лицо и дату согласования.
Шаг 2: Согласование
У финансового директора появляется задача согласования. Он может либо согласовать данный документ, либо отказать, указав комментарий (причину).
Шаг 3: Генеральный директор одобряет
После согласования финансовым директором, электронный документ оправляется на подписание директору. В результате у директора появится задача утверждения.
Шаг 4: Регистрация внутреннего документа (приказа)
Перед отправкой приказа на ознакомление сотрудникам, его необходимо зарегистрировать. Программа ELMA, для регистрации приказов, предусматривает раздел Канцелярия. Секретарь указывает дело, к которому относится приказ, дату и краткое содержание. После регистрации будет автоматически присвоен регистрационный номер.
Шаг 5: Рассылка документа
Для ознакомления сотрудников в системе предусмотрена функция ознакомления. Секретарь указывает, кто должен ознакомиться и к какому сроку. У указанных сотрудников в системе появится задача ознакомления.
Шаг 6: Отметка о получении
Для фиксации действия по ознакомлению пользователь нажимает соответствующую иконку в интерфейсе программы. Таким образом, директор будет знать, какие сотрудники ознакомились с документом.
