Электронный документооборот |
Приказы и распоряжения (v. 2.2)
С помощью модуля управления электронными документами можно организовать работу с приказами и распоряжениями на предприятии.
В отличие от принятой практики использования электронной почты при рассылке приказов система ELMA позволяет унифицировать все этапы работы с управленческими документами и гарантирует прочтение и доставку документа.
Рассмотрим пример:
- Технический директор готовит приказ о введении нового стандарта на производстве
- Согласует приказ с финансовым директором
- Генеральный директор подписывает приказ
- Секретарь регистрирует и рассылает на ознакомление сотрудникам
- Сотрудники, получившие приказ, должны поставить отметку о получении
Система ELMA данный пример реализуется следующим образом:
Шаг 1: Формирование приказа
Технический директор создает приказ о введении нового стандарта на производстве. При создании документа пользователь указывает тип, заполняет необходимые атрибуты, папку для хранения данного документа и прикрепляет файл документа.
После создания документа его необходимо отправить на согласование с финансовым директором. Для этого нужно выбрать согласующее лицо и дату согласования данного приказа.
Шаг 2: Согласование документа
У финансового директора появляется задача согласования. Он может либо согласовать данный документ, либо отказать в согласовании, указав при этом краткий комментарий.
Шаг 3: Генеральный директор подписывает приказ
После согласования приказа финансовым директором, документ оправляется на подписание директору. В результате у директора появится задача подписать приказ.
Шаг 4: Регистрация внутреннего документа
Перед отправкой приказа на ознакомление сотрудникам, его необходимо зарегистрировать. Для регистрации документа в системе предусмотрен раздел Канцелярия. Секретарь указывает дело, к которому относится приказ, дату и краткое содержание. После регистрации приказу будет автоматически присвоен регистрационный номер.
Шаг 5: Рассылка документа
Для ознакомления сотрудников с данным приказом в системе предусмотрена функция ознакомления. Секретарь указывает, кто должен ознакомиться с приказом и к какому сроку. У указанных сотрудников в системе появится задача ознакомления.
Шаг 6: Отметка о получении
Чтобы отметить о том, что с приказом ознакомлен, необходимо нажать соответствующую кнопку. Таким образом, директор будет знать, какие сотрудники ознакомились с документом, а какие нет.
Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы