Электронный документооборот

Договоры (v. 2.2)

Типовой процесс работы с договорами:

1. Создание договора
2. Согласование договора
3. Подписание договора
4. Регистрация договора
5. Хранение договора

Модуль "электронный документооборот" позволяет ввести четкие регламенты в договорной работе и сократить время на создание и согласование договоров.

Рассмотрим типовой пример:

Шаги	Как это обычно* реализовано
Шаг 1. Менеджер создает договор	Менеджер берет шаблон договора, забивает данные
Шаг 2. Согласует его с юристом	Отсылает по электронной почте
Шаг 3. Согласует его с профильными директорами	По электронной почте. Согласование остается полностью на совести исполнителя. Иногда, согласно регламенту работы с документами, договор необходимо сохранять на сервере, но это опять зависит от исполнителя.
Шаг 4. Генеральный директор подписывает договор	Как обычно, ручкой тут сложно что-то оптимизировать.
Шаг 5. Регистрирует договор	Либо регистрации нет, либо надо «ногами» сходить и зарегистрировать документ.
Шаг 6. Контролирует подписание договора и доставку копии договора от заказчика	Данная операция также остается на совести исполнителя.

* Слово Обычно в данном контексте понимается как модель компании, в которой хорошо работает корпоративная электронная почта и общие файловые сервера.

Обычно при такой организации процесса сложно контролировать вопросы:

1. Где подписанный другой стороной договор
2. Где последняя электронная версия договора
3. Где лист согласования договора

Каким образом данный процесс можно реализовать с использованием модуля электронного документооборота?

Разработаем в дизайнере модель маршрута «Согласование договора» для договора согласно порядку работы с документом в организации. Модель содержит 5 зон ответственности:

• Исправление критических ошибок (критической является ошибка, которая нарушает нормальное использование системы в целом или службы системы) в программном коде ПП, выявленных в течение гарантийного периода.
• Консультации по электронной почте
• «Согласование», профильные директора согласуют договор (отправляют на доработку);
• «Генеральный директор», директор подписывает договор (отправляет на доработку);
• «Канцелярия», делопроизводитель регистрирует договор: присваивает договору рег. номер, ведёт журнал регистрации и т.п.

Красным отмечены выполняемые пользователями системы операции: 1 согласование юристом, 2 доработка инициатором, 3 отправка юристом на согласование, 4 согласование профильными директорами, 5 подписание генеральным директором, 6 регистрация в канцелярии, 7 контролирование инициатором подписания контрагентом.

На основе разработанной модели маршрута можно решить поставленные задачи и справиться с существующими проблемами. Перейдём к работе пользователей.

В модуле документы (ЭДО) менеджер может создать документ с типом договор. Для этого он заполняет атрибуты документа и создаёт договор из шаблона или присоединяет файл с договором.

Созданный договор менеджер отправляет по маршруту «Согласование договора».

Юрист выполняет задачу согласования договора. На форме задачи доступна её постановка и информация по документу. Этот документ можно открыть в отдельном окне. Для согласования документа в меню доступны операции: «согласовано» и «не согласовано».

Юрист отправляет договор на согласование профильным директорам: определяет участников, ставит срок, пишет комментарий к согласованию. Согласование может быть последовательным или параллельным. Операция согласования для директоров аналогична юристу.

Согласованный договор уходит на подписание генеральному директору. На задаче подписания директор видит все версии данного договора и может определить, какую из них необходимо подписать. Директору доступны 2 операции: «подписано» и «не подписано».

Подписанный договор регистрируется в канцелярии, делопроизводитель заполняет РКК на документ и ведёт журнал регистрации (записи в журнале создаются автоматически).

Журнал регистрации.

Менеджер контролирует отправку договора и его подписание со стороны контрагента. У него после регистрации автоматически создаётся задача контроля. После подписания контрагентом договора, маршрут завершается.

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы (отсутствуют маршруты документов).