Работа с договорами в ELMA

Регистрация документов в программе ELMA осуществляется после процессов согласования с вышестоящими должностными лицами и подписания. Заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК), где фиксируется дополнительная информация о лице его фиксирующем (делопроизводителе): место и дата регистрации, комментарии и другие атрибуты, определяемые для данного типа электронного документа в Дизайнере. На этапе подписания возможно использование функции Электронно-цифровой подписи (ЭЦП), обеспечивающей безбумажный документооборот. Как правило, подлежат регистрации приоритетные документы по взаимоотношениям с контрагентами (договоров и входящих документов), внутренние (приказы).

Рассмотрим типовой процесс работы с договором в программе ELMA:

  1. Создание
  2. Согласование
  3. Подписание
  4. Регистрация
  5. Хранение

Модуль «электронный документооборот» ELMA позволяет ввести четкие регламенты в договорной работе и сократить время на типовые операции.

Рассмотрим типовой пример:

Шаги

Как это обычно реализовано*

Шаг 1. Менеджер создает договор

Менеджер берет шаблон договора, забивает данные

Шаг 2. Согласует его с юристом

Отсылает по электронной почте

Шаг 3. Согласует его с профильными директорами

По электронной почте. Согласование остается полностью на совести исполнителя. Иногда, согласно регламенту работы с документами, договор необходимо сохранять на сервере, но это опять зависит от исполнителя.

Шаг 4. Генеральный директор подписывает договор

Как обычно, ручкой тут сложно что-то оптимизировать.

Шаг 5. Регистрация

Либо регистрации нет, либо надо «ногами» сходить и зарегистрировать документ.

Шаг 6. Контролирует подписание договора и доставку копии договора от заказчика

Данная операция также остается на совести исполнителя.


* «Обычно» в данном контексте понимается как модель компании, в которой хорошо работает корпоративная электронная почта и общие файловые сервера.

Обычно при такой организации процесса сложно контролировать вопросы:

  1. Где подписанный другой стороной договор
  2. Где последняя электронная версия
  3. Где лист согласования

Каким образом данный процесс можно реализовать с использованием модуля электронного документооборота ELMA?

Пример договорной работы ELMA.

Разработаем в дизайнере модель маршрута «Согласование договора» согласно порядку работы с документом в организации. Модель содержит 5 зон ответственности:

  • Исправление критических ошибок (критической является ошибка, которая нарушает нормальное использование системы в целом или службы системы) в программном коде ПП, выявленных в течение гарантийного периода.
  • Консультации по электронной почте
  • «Согласование», профильные директора согласуют договор (отправляют на доработку);
  • «Генеральный директор», директор подписывает договор (отправляет на доработку);
  • «Канцелярия», делопроизводитель регистрирует договор: присваивает договору регистрационный номер, ведёт журнал регистрации и т.п.

Красным отмечены выполняемые пользователями системы операции: 1 согласование юристом, 2 доработка инициатором, 3 отправка юристом на согласование, 4 согласование профильными директорами, 5 подписание генеральным директором, 6 регистрация договора в канцелярии, 7 контролирование инициатором подписания контрагентом.

На основе разработанной модели можно решить поставленные задачи и справиться с существующими проблемами. Перейдём к пошаговой работе пользователей.

Шаг 1: Менеджер создает договор

Менеджер может создать документ с типом договор. Для этого он заполняет атрибуты документа и создаёт договор из шаблона или присоединяет основной файл.

Далее отправляет по маршруту «Согласование договора».

Шаг 2: Согласует с юристом

Юрист выполняет задачу согласования. На форме задачи доступна её постановка и информация по документу. Этот документ можно открыть в отдельном окне. Для согласования документа в меню доступны операции: «согласовано» и «не согласовано» (возможно использование функции ЭЦП ).

Шаг 3. Согласует его с профильными директорами

Юрист отправляет договор на согласование профильным директорам: определяет участников, ставит срок, пишет комментарий к согласованию. Согласование может быть последовательным или параллельным. Операция согласования для директоров аналогична юристу.

Шаг 4. Утверждение генеральным директором

Согласованный договор уходит на подписание генеральному директору. На задаче подписания директор видит все версии документа и может определить, какую из них необходимо подписать. Директору доступны 2 операции: «подписано» и «не подписано». Отметим, что программа поддерживает ЭЦП (использование при регистрации договора).

Шаг 5. Регистрация

Подписанный договор регистрируется в канцелярии программы ELMA, делопроизводитель заполняет РКК и ведёт журнал регистрации (записи создаются автоматически).

Журнал регистрации.

Шаг 6. Контроль подписания и доставки копии договора от заказчика

Менеджер контролирует отправку и подписание со стороны контрагента. У контрагента после регистрации (входящих документов, договоров) автоматически создаётся задача контроля. После подписания контрагентом, маршрут завершается.