Электронный документооборот |
Канцелярия (v. 2.2)
Электронная канцелярия представляет собой отдельный модуль системы. Электронная канцелярия автоматизирует работу с входящими и исходящими документами в организации.
Основные задачи, которые решается при внедрении электронной канцелярии:
- Контроль исполнения работ по документам
- Быстрый поиск входящих и исходящих документов
Электронная канцелярия может быть внедрена в 2-ух режимах:
- Полностью безбумажная обработка входящих документов
- Частично безбумажная обработка входящих документов
Эти режимы могут комбинироваться. Т.е. определенные типы документов могут обрабатываться по "безбумажной" технологии, а остальные типы документов - по "частично-безбумажной" технологии.
Рассмотрим оба режима. Для начала рассмотрим "частично-безбумажную" обработку входящих документов.
Частично безбумажная обработка входящих документов  |
Документ доставляется на адрес организации. |
 | |
 |
Делопроизводитель (или секретарь) регистрирует входящую корреспонденцию в электронной канцелярии.
|
 | |
 |
Руководитель выносит резолюцию по бумажному документу и кладет документ с резолюцией в папку "Исходящие". |
| |
 |
Делопроизводитель (Помощник руководителя) по резолюции руководителя ставит задачи по документу исполнителю или исполнителям. |
 | |
 |
Исполнитель задачи получает оповещение и выполняет задачу в системе. Он может переназначить задачу подчиненному, указать что работа над задачей начата, поставить пометку о завершении задачи. |
| |
 |
См. разделы "Контроль исполнения работ по документам" и "Поиск документов" |
В случае "безбумажной" обработки процедура выглядит следующим образом.
Полностью безбумажная обработка входящих документов | |
Документ доставляется на адрес организации. |
| |
| |
Делопроизводитель (или секретарь) регистрирует входящую корреспонденцию в электронной канцелярии. .
|
 | |
 |
Делопроизводитель прикладывает к карточке документа электронный документ. Для этого используется сканирующее устройство |
| |
| |
Руководитель через систему получает оповещение о том, что необходимо вынести резолюцию по входящему документу. Руководитель открывает задачу по рассмотрению документа и заполняет резолюцию. После этого руководитель может самостоятельно назначить задачи исполнителям, либо поручить назначение задач по резолюции делопроизводителю (секретарю). |
| |
| |
Исполнитель задачи получает оповещение и выполняет задачу в системе. Он может переназначить задачу подчиненному, указать что работа над задачей начата, поставить пометку о завершении задачи. |
| |
| |
См. разделы "Контроль исполнения работ по документам" и "Поиск документов" |
Контроль исполнения работ по документам Контроль исполнения работ по документам осуществляется с помощью отчета "Контроль исполнения работ по документам".
Результатом работы отчета является список зарегистрированных документов, и статус работы по каждому из документов.
Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы