Управление проектами в компании
|
В деятельности любого предприятия существуют задачи, которые не являются типовыми, требующие сложного взаимодействия различных подразделений, и состоят при этом из последовательности этапов. Это проекты. Их можно разделить на внешние и внутренние. Примеры внутренних:
Внешние, как правило связаны, с оказанием услуг по договору:
В рамках управления проектом всегда необходимо уравновесить 3 составляющие
и построить эффективное взаимодействие между участниками (а это, как правило, люди из различных подразделений). |
Что такое Проект и Управление по нему?Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Управление проектами - это программа знаний, навыков, инструментов и методов к операциям для удовлетворения предъявляемых требований. Управление включает:
|
Чем может помочь программа ELMA?
Управление проектом (project management) - это задача Менеджера. Никакая компьютерная система не сможет заменить его.
Но приложение может стать для него помощником и обеспечивать единое информационное пространство для решения рутинных задач (построение диаграммы Ганта), чтобы у менеджера оставалось больше времени на решение нетривиальных задач.
Программа по управлению проектами ELMA регламентирует следующие направления проекта:
- Содержание
- Управление сроками
- Стоимостью работ
- Оптимизация распределения человеческих ресурсов
- Коммуникации по соответствующим задачам
- Риски
Как это реализовано в ELMA?
Согласование
Первым шагом является создание Черновика. В нем содержится вся информация по проекту.
Далее он должен быть утвержден. Процедура утверждения специфична в каждой компании, поэтому ELMA описывает процедуру с помощью механизма бизнес-процессов.
Пример.
Бизнес-процесс утверждения проекта
После того, как проект согласован, информация о нем становится доступной всем участникам.
Карточка проекта
После создания и утверждения, всем участникам становится доступна Карточка.
В ней доступны следующие разделы:
- Общая информация
- Общий план
Содержит календарный план с выделенными ключевыми точками (Milestone) - Комментарии
Позволяют формировать базу знаний, чтобы все его участники были в курсе важных событий - Бюджет
Позволяет вести бюджет доходов и расходов в разрезе Плановых и Фактических значений - Документы
Ведение общей базы документов с разграничением прав доступа и формированием истории версий документов. - Риски
- Участники проекта
Четкое разграничение зон ответственности. По умолчанию предусмотрены 4 типа участников: Менеджер, Куратор, Участники и Информируемые. - Взаимоотношения
Фиксирование и планирование встреч, звонков, писем
Каждый из разделов на карточке содержит наиболее важную информацию. Для получения детальной информации пользователю достаточно кликнуть на шапке раздела.
Участники проекта должны владеть информацией на 100%
Основная задача программы Управления проектами (PM) - обеспечить легкий и быстрый доступ к проектной информации. Одна из существенных сложностей при выполнении данной задачи - это правильно проинформировать участников о текущих изменениях.
Для решения этой задачи в программе ELMA создан механизм оповещения об изменениях.
Рассмотрим пример.
Есть гипотетический проект, руководитель по нему и команда. Соответствующая информация лежит в виде набора файлов в папке на сетевом диске.
- Менеджер внес изменения в календарный план и бюджет проекта
- Обновил Техническое задание
- Добавил нового участника проекта
1. Менеджер НЕ оповещает участников - самый неудачный. В этом случае он останется "крайним", если кто-то что-то не выполнит в рамках проекта.
2. Менеджер собирает совещание и информирует команду об изменениях - в этом случае все должны быть в курсе. Но есть вероятность упустить какой-то момент. Кроме того, необходимо где-то фиксировать изменения участников проекта.
3. Менеджер фиксирует все изменения в программе управления проектами и потом, формирует текст, в котором описаны изменения и, в случае необходимости, "проговаривает" все изменения на совещании. В этом случае сложнее что-то упустить из виду, потому что ELMA подскажет, какие изменения были внесены до этого.
Ограничение доступа к коммерческой информации
Часто бывает необходимо, что бы коммерческая информация была скрыта от рядовых участников.
Для этого предусмотрен соответствующий механизм.
1. Бюджет
2. Защищенные документы (документы, содержащие коммерческую информацию)
Календарный план содержит фазы, задачи и ключевые точки проекта. Задачи могут выполняться параллельно, могут зависеть друг от друга. Его удобно составлять в системе Microsoft Project. Предусмотрена возможность импорта проекта из файлов MS Project в ELMA. 
Ключевая точка (Milestone) - это элемент плана проекта, который обозначает завершение некой его части и обычно отмечается отдельно для того чтобы подчеркнуть, что к этой дате должны быть достигнуты определенные результаты. Механизм ключевых точек позволяет выделить важные даты из большого количества этапов.
Если проект внешний, то, как правило, заказчик ждет какого-то результата к моменту достижения ключевой точки. Поэтому ELMA предусматривает специальную форму, где все ключевые точки отсортированы по датам. Наличие данного интерфейса позволяет управленцу на одной форме просмотреть все важные даты по всем проектам, где он участвует или является куратором.
Контроль исполнения этапов
Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о начале работы. В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ. После завершения ставится соответствующая отметка.
Таким образом, программа ELMA позволяет менеджеру контролировать ход управления проектом и всегда видеть актуальное состояние дел. Завершенные задачи выделяются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание - красным, задачи, над которыми ведется работа - зеленым и проставляется процент завершения работ.
Управление бюджетом проекта
Реализовано управление доходами и расходами проекта - как плановыми, так и фактическими значениями.Удачная реализация интерфейса.
Документы
Шаблоны
Функции ELMA позволяют ускорить процесс регистрации типовых проектов, благодаря созданию соответствующих шаблонов.
Пример.
Компания занимается производством световых вывесок. Типовой проект - это изготовление и монтаж вывески: разработка спецификации, макета, изготовление, монтаж, приемка.
В этом случае удобно один раз создать шаблон проекта и при регистрации использовать его, модифицируя в зависимости от специфики, - это сэкономит время на создание типовых шагов.
Звонки, встречи, переписка, поручения по проекту
ELMA содержит функции по планированию и фиксированию мероприятий.
