Управление проектами

Стоимость модуля Управление проектами смотрите здесь.

В деятельности любого предприятия существуют задачи, которые не являются для компании типовыми и которые требуют сложного взаимодействия различных подразделений компании и состоят при этом из последовательности этапов. Это проекты. Проекты можно разделить на внешние и внутренние. Примеры внутренних проектов: Внедрение новой информационной системы в компании Подготовка к крупной выставке Разработка нового типа продукта Маркетинговое исследование Внешние проекты это, как правило, оказание услуг по договору: Монтаж СКС Поставка и установка оборудования заказчику Постройка котельной Постройка дома Создание сайта и т.д. В рамках проекта всегда необходимо уравновесить 3 составляющие Цена Сроки Качество и построить эффективное взаимодействие между участниками проекта (а это, как правило, люди из различных подразделений компании).

Что такое Проект и Управление проектами? Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Управление проектами - это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. В управление проектом входит: Определение требований Установка четких и достижимых целей Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта.

Управление проектом - это задача Менеджера проекта. Никакая компьютерная система не сможет заменить его.

Но компьютерная система может стать для него помощником и обеспечивать единое информационное пространство для решения рутинных задач, что бы у менеджера проекта оставалось больше времени на решение творческих задач.

Система ELMA позволяет облегчить управление проектом по следующим направлениям:

• Управление содержанием проекта
• Управление сроками проекта
• Управление стоимостью проекта
• Управление человеческими ресурсами проекта
• Управление коммуникациями проекта
• Управление рисками проекта

Как это реализовано в системе ELMA?

Первым шагов является создание Черновика проекта. В черновике содержится вся информация по проекту.

Далее проект должен быть утвержден. Процедура утверждения проекта специфична в каждой компании, поэтому система ELMA позволяет описать процедуру утверждения проекта с помощью механизма бизнес-процессов.

Пример.

Процесс утверждения проекта.

После того, как проект согласован, информация о нем становится доступной всем участникам проекта.

После создания и утверждения проекта, всем участникам проекта становится доступна Карточка проекта.

В карточке проекта доступны следующие разделы:

• Общая информация
  Содержит общую информацию по проекту
• Общий план
  Содержит календарный план проекта в выделенными ключевыми точками(Milestone)
• Комментарии
  Позволяют формировать базу знаний по проекту, чтобы все его участники были в курсе важных событий
• Бюджет проекта
  Позволяет вести бюджет доходов и расходов в разрезе Плановых и Фактических значений
• Документы
  Позволяет вести общую базу документов по проекту с разграничением прав доступа и ведением истории версий документов.
• Риски
  Позволяет управлять рисками
• Участники проекта
  Позволяет четко разграничить зоны ответственности между участниками проекта. По умолчанию в системе предусмотрены 4 типа участников: Менеджер проекта, Кураторы проекта, Участники проекта и Информируемые.
• Взаимоотношения
  Позволяет фиксировать и планировать встречи, звонки, письма в рамках проекта

Каждый из разделов на карточке проекта содержит наиболее важную информацию из раздела. Для получения детальной информации по разделу пользователю достаточно кликнуть на шапке раздела.

Основная задача системы Управления проектами - обеспечить легкий и быстрый доступ к проектной информации. Одна из существенных сложностей при выполнении данной задачи - это правильно проинформировать участников проекта об изменениях в проекте.

Для решения этой задачи в системе ELMA создан механизм оповещения об изменениях в проекте.

Рассмотрим пример.

Есть гипотетический проект, есть менеджер проекта и есть команда проекта. Информация по проекту лежит в виде набора файлов в папке на сетевом диске.

1. Менеджер проекта внес изменения в календарный план проекта
2. Менеджер проекта внес изменения в бюджет проекта
3. Обновил Техническое задание
4. Добавил нового участника проекта

Дальше возможно несколько вариантов:

Вариант 1. Менеджер НЕ оповещает участников проекта - самый плохой вариант. В этом случае он останется "крайним", если кто-то что-то не выполнит в рамках проекта

Вариант 2. Менеджер собирает совещание и информирует команду проекта об изменениях в проекте - в этом случае все должны быть в курсе. Но в этом случае есть вероятность упустить какой-то момент. Кроме того, необходимо где-то фиксировать изменения участников проекта.

Вариант 3. Менеджер фиксирует все изменения в системе управления проектами и потом, формирует текст, в котором описаны изменения и, в случае необходимости, "проговаривает" все изменения на совещании. В этом случае сложнее что-то упустить из виду, потому что ELMA подскажет, какие изменения были внесены в проект.

Часто бывает необходимо, что бы коммерческая информация по проекту была скрыта от рядовых участников проекта.

Для этого в системе ELMA предусмотрен соответствующий механизм. Можно скрыть следующую информацию:

1. Бюджет проекта

2. Защищенные документы (документы, содержащие коммерческую информацию)

Календарный план проекта содержит фазы, задачи и ключевые точки проекта. Задачи могут выполняться параллельно, могут зависеть друг от друга.

Для каждой задачи в системе указан ответственный за ее выполнение.

Календарный план проекта удобно составлять в системе Microsoft Project. В системе ELMA предусмотрена возможность импорта календарного плана проекта из файлов MS Project.

Система ELMA позволяет указать в календарном плане проекта ряд ключевых точек.

Ключевая точка (Milestone) - это элемент плана проекта, который обозначает завершение некой части проекта и обычно отмечается отдельно для того, что бы подчеркнуть, что к этой дате должны быть достигнуты определенные результаты. Механизм ключевых точек позволяет выделить важные даты из большого количества рутинных этапов проекта.

Если проект внешний, то, как правило, заказчик ждет какого-то результата к моменту достижения ключевой точки проекта. Поэтому в системе ELMA предусмотрена специальная форма, где все ключевые точки отсортированы по датам. Наличие данного интерфейса позволяет управленцу на одной форме просмотреть все важные даты по всем проектам, где он участвует или является куратором.

Задача в рамках проекта назначается на исполнителя и появляется у него в списке задач. Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о том, что работа начата.

В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ по задаче.

После завершения работы исполнитель должен поставить отметку о завершении работы.

Таким образом, система ELMA позволяет менеджеру контролировать ход проекта и всегда видеть актуальное состояние дел в проекте. Завершенные задачи показываются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание - красным, задачи, над которыми ведется работа - зеленым и проставляется процент завершения работ.

В рамках управления бюджетом проекта реализовано управление доходами и расходами проекта - как плановыми, так и фактическими значениями.

В системе ELMA можно создавать Шаблоны проектов - это позволяет ускорить процесс регистрации типовых проектов компании.

Пример.

Компания занимается производством световых вывесок. Для этой компании типовой проект - это изготовление и монтаж вывески. И каждый проект содержит в себе ряд шагов, которые должны быть выполнены: разработка спецификации, разработка макета, изготовление, монтаж, приемка.

В этом случае удобно один раз создать шаблон проекта и при регистрации проекта использовать этот шаблон, модифицируя его в зависимости от специфики проекта - это позволит сэкономить время на создание типовых шагов проекта.

Система ELMA позволяет планировать и фиксировать звонки, встречи, переписку в рамках проекта.

Также система позволяет создавать и контролировать исполнение поручений по проекту.

Стоимость модуля Управление проектами смотрите здесь.