Задачи и распоряжения
Программа ELMA содержит модуль «Задачи», который позволяет пользователям назначать поручения коллегам, осуществлять весь комплекс управления задачами.
Создание
Зачастую руководителю или любому другому сотруднику необходимо назначить задачу своему подчиненному или коллеге. Примером может быть подготовка необходимых документов к очередному совещанию. В некоторых случаях, в особенности при большом объеме работ, исполнители забывают о задачах, данных им в устной форме. Для таких ситуаций в программе ELMA предусмотрен механизм назначения поручений.
При создании пользователь указывает исполнителя и сроки выполнения. Кроме того, имеется возможность указать необходимость контроля исполнения, а также возможность переназначения другому сотруднику (см. ниже).
Таким образом, пользователи получают удобный инструмент управления внутрикорпоративными задачами, избавляясь от необходимости устных форм, записок на рабочих столах и наклеивания стикеров на мониторах в качестве напоминания.
Исполнение
После создания поручения пользователь, которому оно назначено, видит его в списке своих задач. Затем он ставит отметку о выполнении, либо о невозможности выполнения. Кроме того, имеется возможность оставить комментарий к данному поручению, указав результаты выполнения либо причины его невыполнения.
Таким образом, информация о назначенных задачах и результатах их выполнения четко фиксируется в программе и в дальнейшем может быть проанализирована руководством предприятия.
Переназначение
В некоторых случаях сотрудник не знает, кому точно назначить задачу. Для этого предусмотрен механизм управления переназначением поручений. Примером может служить назначение директором предприятия поручения одному из руководителей отдела, который самостоятельно переназначает его подчиненному.
Контроль исполнения
Любое созданное поручение должно быть выполнено или по нему должно быть принято соответствующее решение. Для этого предусмотрен механизм контроля их исполнения. Автор может поставить его на контроль, и ELMA будет информировать его о ходе выполнения.
Таким образом, с помощью механизма контроля, снижается вероятность потери заданий, и, как следствие, – их неисполнения.
Мой отдел
Руководитель подразделения имеет возможность просматривать задачи своих подчинённых, что позволяет видеть полную картину о выполнении задания в подразделении и заниматься планирование загрузки подчиненных.
Периодические задачи
Часто бывает необходимо, чтобы система автоматически ставила задачи каждую неделю, месяц или может быть каждый день.
Например, руководитель подразделения может каждую неделю запрашивать отчет от определенных сотрудников. При этом особенно на первых этапах, встает потребность контроля своевременности предоставления отчета. В этом как раз могут помочь периодические задачи.
Итак, как это работает. Рассмотрим пример.
Шаг 1.
Руководитель подразделения ставит подчиненному ежедневную задачу по предоставлению отчета каждый понедельник до 10 утра.
В форме создания заполняются следующие поля, специфичные для периодической задачи:
- Периодичность: можно указать варианты: Еженедельно, Ежемесячно, Ежедневно и т.д.
- Информированность о просрочке: в случае, если отчет не внесен в систему до 10:00, можно оповестить группу сотрудников об этом факте.
Исполнитель (в данном случае Белозерова), будет получать задачу по предоставлению отчета каждый понедельник.
Работа с этим видом задачи идет как с обычным поручением – исполнитель должен открыть задачу и поставить отметку о завершении.
Преимуществом использования периодических поручений является то, что инициатор может на одном экране посмотреть всю историю работы и увидеть отчеты за любой период в прошлом.
Например, на экране видно, что отчет 23-го марта не был предоставлен исполнителем.
